Oavsett storlek finns det många delar som måste fungera om ett event ska kunna genomföras utan problem. Alla evenemang är olika, men här har vi samlat 10 tips på saker du inte har råd att komma på dagen innan eventet.
Att välja ett datum och boka en eventlokal för festen handlar om mer än att välja det första tillgängliga. Kontrollera vad mer som händer kring datumet – krockar ditt evenemang med något som skulle locka samma gäster? Lokalen behöver ha rätt storlek och vara lättillgänglig för alla besökare. Se till att jämföra flera alternativ, och var beredd på en plan B om något skulle hända.
Gör tidigt upp ett tydligt schema för hela planerings- och arbetsprocessen. Alla deadlines och ansvarsområden behöver framgå så att inget faller mellan stolarna. Schemat bör ha utrymme för förseningar och oförutsedda händelser. Poängen med schemat är inte att det ska följas till punkt och pricka, utan att du ska veta om när saker blir försenade eller behöver åtgärdas.
Vad är målgruppen för eventet, och hur många kan tänkas deltaga? Gör kvalificerade gissningar och ta höjd för att det kommer fler människor – om maten tar slut eller det inte finns tillräckligt med plats kommer folk att bli missnöjda. Räkna även in föreläsare, personal och andra personer som kommer att befinna sig på plats – även de behöver mat och dryck och någonstans att vara. Vidare är det viktigt att se till att alla deltagares behov uppfylls, oavsett om det handlar om särskild kost eller tillgänglighetsanpassningar. En god kommunikation i förväg, via inbjudningar eller anmälningssidor, kan hjälpa dig att identifiera och förbereda för dessa behov.
Alla evenemang behöver så klart inte bjuda på mat och dryck, men om det är ett längre event och du inte tänker bjuda på mat behöver det framgå tydligt i inbjudan och informationen till deltagare. Anlita ett cateringbolag för att slippa planera detaljerna kring mat och dryck, men kontrollera att de levererar vad ni kommit överens om. Om något blir fel är det dig deltagarna kommer att hålla ansvarig.
Om evenemanget och planeringen känns övermäktigt finns det lösningar på marknaden för att göra arbetet så enkelt som möjligt för dig. Med ett specialanpassat och komplett system för eventplanering från Trippus får du all planering i ett skräddarsytt verktyg, med system för inbjudningar, biljetter, hemsida och mycket mer.
Med alla delar av din eventplanering i samma verktyg undviker du många risker som vanligtvis är en naturlig del av att planera stora evenemang.
Inbjudan till alla deltagare måste skickas ut i god tid och ha all information som behövs. Gör flera utkast för att hitta det bästa formatet, och tänk efter några extra varv om det är något som kan missförstås eller missas. Du vill inte ha deltagare som gått vilse på dagen och befinner sig på rätt gata i fel stad, eller liknande mardrömsscenarier. Var särskilt tydlig med hur man anmäler sig och när deadline för det är.
Ju större event, desto större personalstyrka behöver anlitas för att allt ska flyta utan hinder. Tänk på alla delar som kräver personal – allt från entrévärdar och ljudtekniker till städning efter evenemanget behöver vara på plats. Många evenemangslokaler erbjuder egen personal när du hyr, men kontrollera i så fall vad som verkligen ingår.
Var noga med att du har alla tillstånd och godkännanden som krävs för att få arrangera evenemanget i fråga. Saker att kontrollera eller söka tillstånd för:
Utan bra marknadsföring är det svårt att få deltagare att dyka upp på ditt evenemang. Om du inte vill anlita en professionell marknadsföringsbyrå är det mycket du behöver tänka på själv. Vilken målgrupp har du? Vilka kanaler behöver du synas i? Hur mycket är värt att lägga på marknadsföringen för att det ska ge resultat?
Tidigt i processen behöver du bestämma dig för om evenemanget kostar pengar för deltagarna, och vilken typ av biljetter eller inträde som krävs. Biljetterna behöver dessutom innehålla tillräcklig information om entré och kontaktinformation. Programmet kan skickas ut i förväg eller delas ut på plats, och ska förhoppningsvis göra att du och övriga ansvariga inte behöver svara på onödiga frågor under evenemangets gång.
På större evenemang är det lätt att gå vilse, både som personal och som deltagare. Med ordentlig skyltning, både på plats och i närheten av evenemanget, undviker du många problem. Om evenemanget äger rum i flera lokaler, eller en stor lokal med många rum, är det ofta nödvändigt med en tydlig karta, där information om lokaler, serveringsställen, nödutgångar och så vidare finns.
Om du känner att du har mer att lära om eventplanering finns andra checklistor att ta hjälp av. Hos Billetto hittar du en, uppdelad efter när du behöver göra vad. På vår egen startsida kan du läsa mer om att utbilda sig inom event management, om du är intresserad av att arbeta med eventplanering på heltid.